Помилки при репатріації померлих з Європи: як їх уникнути

Репатріація тіла з Європи — складний процес, що потребує чіткого дотримання міжнародних, юридичних і санітарних норм. Це не лише транспортування, а комплекс дій: від оформлення свідоцтва про смерть до проходження митниці та організації поховання в Україні.

Будь-яка помилка може призвести до затримки на кілька днів чи навіть тижнів, збільшення витрат на зберігання тіла, а інколи — до відмови у вивезенні. Згідно зі звітом Федерації європейських асоціацій похоронних директорів (FAEE) 2022 р., близько 15-20% спроб репатріації уперше затримуються через адміністративні помилки.

Нижче розглянемо ключові проблеми, з якими стикаються родини, та практичні способи їхнього уникнення.

Документи — основа легального перевезення. Кожна країна Європи має власні вимоги до форми та змісту довідок. Часто родини, намагаючись заощадити, оформлюють папери самостійно або довіряють випадковим посередникам. Це призводить до типових помилок:

• Неповний пакет документів. Для репатріації тіла зазвичай потрібні: медичне свідоцтво про смерть, свідоцтво про смерть, довідка про відсутність інфекційних захворювань, дозвіл на вивезення, транзитні документи. Якщо хоча б одного документа немає, консульство не видасть дозвіл.
• Невірні переклади. Офіційні документи для репатріації потрібно перекладати присяжними перекладачами країни, де вони були видані. У більшості держав ЄС (Польща, Німеччина, Австрія, Литва) переклад має виконати sworn/beeidigter Übersetzer з власною печаткою. В Італії чи Бельгії часто додатково вимагається нотаріальне засвідчення або підтвердження в органах місцевої влади. Якщо переклад зроблений неофіційно або без печатки присяжного перекладача чи нотаріуса, консульство України його не прийме.
• Відсутність апостиля або легалізації. Багато держав ЄС вимагають апостиль на свідоцтві про смерть, інакше документ в Україні вважатиметься недійсним.
• Розбіжності у написанні імені. Якщо у паспорті ім’я подане в одній транскрипції, а у свідоцтві — в іншій, це створює юридичну колізію, яку доведеться виправляти через додаткові довідки.

Кожна з цих помилок збільшує строки репатріації та витрати: зберігання у європейському морзі коштує від 50 до 150 євро на добу залежно від країни.

Опитування консульських відділів посольств Польщі, Чехії та Німеччини, «Journal of Consular Affairs», 2023 показало, що понад 40% затримок виникає через неправильно оформлені документи.

Свідоцтво про смерть — ключовий документ для всіх подальших дій. Без нього неможливо оформити транспортування, страховку чи навіть подати документи до консульства України.

Обов’язкові дані у свідоцтві

У свідоцтві обов’язково мають бути:

• повні дані померлого (ПІБ, дата народження, громадянство);
• точна дата та місце смерті;
• причина смерті у формулюванні, що відповідає міжнародній класифікації хвороб (ICD-10);
• номер медичного протоколу або довідки від лікаря;
• печатка та підпис органу, який видав документ.

Якщо бракує хоча б одного пункту, документ може бути відхилений. Особливо суворі вимоги у Німеччині, Австрії, Франції та Італії.

Інструкція Міжнародної асоціації похоронних бюро (IFBAA) стверджує, що відсутність будь-якого з 5 ключових документів збільшує ймовірність затримки на 70%.

Перевірка перед подачею в консульство

• ретельно звірити написання прізвища та імені із закордонним паспортом;
• зробити присяжний переклад українською мовою;
• завірити апостилем або печаткою відповідного відомства;
• підготувати кілька копій, бо консульство часто залишає оригінали.

У практиці XREQUIEM траплялися випадки, коли через одну літеру у прізвищі доводилося повторно подавати документи. Це затримувало репатріацію на 5-7 днів.

Окрім документів, важливими є санітарні вимоги. Для міжнародного транспортування тіло має бути підготовлене спеціально:

• бальзамування або санітарна обробка;
• поміщення в герметичну цинкову капсулу, запаяну та опломбовану;
• розміщення цинкової капсули у дерев’яну домовину;
• наявність сертифіката про бальзамування та санітарну безпеку.

Типові проблеми:

• Невірна підготовка труни. Для репатріації тіло повинно перевозитися у дерев’яній домовині, всередині якої встановлена цинкова капсула. Капсула має бути герметично запаяна та опломбована, всередині допускається використання адсорбуючого матеріалу (торф, абсорбенти). Якщо цинкова вставка відсутня або не запаяна належним чином, митниця відмовляє у перетині кордону.
• Відсутність сертифіката. Без документа про бальзамування країни ЄС не дозволяють транзит.
• Помилки в транзитних документах. Якщо тіло перевозиться через кілька країн, кожна вимагає окремого дозволу.

Вартість репатріації залежить від країни:

• Литва — від 1900 €.
• Австрія — від 2450 €.
• Німеччина — від 2600 €.
• Італія та Бельгія — від 3000 €.

Якщо документи чи труна не відповідають вимогам, витрати автоматично зростають через додатковий час перебування тіла у морзі.

У 2022 році в аеропортах Франкфурта та Варшави зареєстровано понад 500 випадків затримки урн через відсутність дозволів (EU Customs Union Performance, 2022).

Послуги «сірих» перевізників здаються дешевшими, але несуть значні ризики:

• відсутність дозволів на перевезення тіл;
• відмова митниці у пропуску;
• некоректне оформлення документів;
• низька якість бальзамування та підготовки труни.

Ліцензована компанія гарантує:

• дотримання міжнародних правил і норм;
• оформлення усіх необхідних дозволів;
• безпечне транспортування спеціалізованим транспортом;
• повну юридичну підтримку родини.

Ліцензовані компанії скорочують середній час організації з 10-14 днів до 3-5 днів.

XREQUIEM має понад 10 років досвіду у сфері репатріації, власний транспорт і співпрацює з консульствами, що дозволяє уникати затримок та непередбачуваних витрат.

Причини затримок:

• розслідування обставин смерті (особливо при ДТП або раптовій смерті);
• святкові чи вихідні дні в консульствах;
• нестача необхідних документів;
• погодні умови при авіаперевезенні.

У разі затримки варто:

• Тримати постійний зв’язок із консульством та агентом.
• Мати альтернативний маршрут. Наприклад, якщо пряме перевезення з Італії неможливе, маршрут може йти через Австрію чи Польщу.
• Завчасно підготувати документи для поховання в Україні. Це дозволить розпочати процедуру одразу після прибуття тіла.
• Уточнити умови зберігання тіла у морзі. У різних країнах вартість зберігання суттєво відрізняється.

Цікаво, що менш ніж 30% туристів з країн Східної Європи мають страховку, що покриває репатріацію.

XREQUIEM прораховує кілька варіантів доставки та координує дії з консульством, щоб мінімізувати час і витрати родини.

Репатріація тіла з Європи — це юридично та технічно складний процес, у якому не можна припуститися помилки. Головні ризики — неправильні документи, недотримання санітарних вимог і співпраця з неперевіреними перевізниками. Уникнути їх можна, довіривши процес ліцензованій компанії з досвідом.

XREQUIEM бере на себе весь комплекс завдань: від збору документів і підготовки тіла до організації поховання в Україні. Ми працюємо 24/7, маємо власний транспорт і забезпечуємо повний супровід родини, щоб повернення рідної людини на батьківщину відбулося гідно та без зайвих перешкод.