Свідоцтво про смерть за кордоном: як отримати в різних країнах Європи

Свідоцтво про смерть — це перший і найважливіший документ, який потрібен для репатріації тіла в Україну. Без нього неможливо почати жодну процедуру: ні перевезення тіла померлого з-за кордону, ні оформлення спадщини, ні отримання страхових виплат.

За даними Євростату, у 2024 році близько 13 000 громадян третіх країн, включаючи українців, померли на території ЄС.

У цій статті ми в XREQUIEM поділимося детальною інструкцією, як правильно отримати це свідоцтво в Німеччині та Польщі — двох країнах, де працює найбільше українців.

Що таке свідоцтво про смерть та навіщо воно потрібне?

Свідоцтво про смерть — офіційний документ, який підтверджує факт смерті людини, дату, час та місце її настання. Цей документ видають органи реєстрації актів цивільного стану країни, де сталася смерть.

Для чого потрібне свідоцтво?

Перетин кордону України з тілом або урною неможливий без свідоцтва з апостилем.
Реєстрація смерті в Україні в органах РАЦС вимагає іноземне свідоцтво як підставу.
Оформлення спадщини та закриття банківських рахунків.
Отримання страхових виплат та допомоги на поховання.
Закриття трудових договорів та соціальних зобов'язань.

Типи свідоцтв у різних країнах

У більшості європейських країн існує кілька видів документів про смерть. Наприклад, у Німеччині це Sterbeurkunde (повне свідоцтво), Auszug aus dem Sterbeeintrag (витяг з актового запису) або Bescheinigung über die Zurückstellung eines Sterbefalls (свідоцтво про відкладення реєстрації).

Повне свідоцтво містить усі деталі про померлого та обставини смерті. Витяг — скорочена версія, яка зазвичай використовується для транспортування тіла. Свідоцтво про відкладення видається, коли РАЦС не встигає оформити повний документ до моменту репатріації або відсутні остаточні висновки судмедекспертизи.

(Типи свідоцтв у різних країнах)

Чому українські органи визнають тільки документи з апостилем?

Апостиль — це спеціальний штамп, який підтверджує, що документ виданий компетентним органом і має юридичну силу. Без апостиля іноземне свідоцтво про смерть не визнається в Україні.

Гаазька конвенція 1961 року

Україна та всі країни ЄС є учасниками Гаазької конвенції, яка спрощує легалізацію документів. Замість складної консульської легалізації достатньо проставити штамп апостиля.

Що буде без апостиля?

Митниця не пропустить труну або урну через кордон. РАЦС в Україні не зареєструє смерть і не видасть українське свідоцтво. Страхова компанія не прийме документи для відшкодування витрат. Неможливо оформити спадщину або закрити банківські рахунки.

З нашого досвіду: близько 30% родин, які намагаються організувати репатріацію самостійно, забувають про апостиль. Вони приїжджають до кордону і там дізнаються про відмову. Доводиться повертатися в країну смерті для апостилювання, що затримує процес на 5-7 днів та додає €500-1200 витрат на зберігання тіла в морзі.

Скільки копій свідоцтва потрібно замовити заздалегідь?

Одного примірника свідоцтва недостатньо для всіх процедур.

Мінімальна кількість копій — 5 примірників

Один для консульства України (залишається там після реєстрації). Один для митного контролю на кордоні. Один для органів РАЦС в Україні. Один для страхової компанії (якщо є поліс). Один для особистого архіву родини (може знадобитися для спадкових справ).

Вартість додаткових копій

У Німеччині додаткова копія коштує €10-15. У Польщі — 22 злотих (близько €5). Набагато дешевше замовити 5-7 копій одразу, ніж потім знову звертатися до РАЦС і чекати тиждень.

Важливо: кожна копія має бути оригіналом з печаткою, а не ксерокопією. Копії без офіційних печаток не приймаються жодними органами.

Як отримати свідоцтво в Німеччині в Standesamt?

Німеччина має чітко регламентовану процедуру реєстрації смерті.

Хто видає свідоцтво?

Standesamt (відділ реєстрації актів цивільного стану) за місцем смерті є єдиним органом, який має право видавати офіційні документи про смерть. Консульство України НЕ видає свідоцтва про смерть — воно може лише засвідчити переклади.

Документи для отримання свідоцтва:

Медична довідка про смерть (Todesbescheinigung) — її видає лікар або лікувальний заклад, де констатували смерть.
Паспорт померлого або довідка з консульства про особу.
Ваш паспорт як заявника.
Свідоцтво про народження померлого (з перекладом німецькою).
Свідоцтво про шлюб, якщо померлий був одружений (з перекладом німецькою).

Важливий нюанс: німецька сторона обов'язково вимагає оригінали свідоцтва про народження та шлюб з перекладом. Без цих документів Standesamt видасть лише тимчасове свідоцтво про відкладення реєстрації (Bescheinigung über die Zurückstellung eines Sterbefalls), яке дозволяє перевезти тіло, але не достатнє для спадкових справ.

Терміни отримання

Стандартний термін — 3-5 робочих днів з моменту подання всіх документів. Якщо потрібне судмедекспертне дослідження причини смерті, термін може збільшитися до 7-10 днів. У невеликих містах документ можуть видати за 1-2 дні.

Вартість

Видача свідоцтва про смерть коштує €10-15 за перший примірник, кожна наступна копія — €10-15. У різних федеральних землях тарифи можуть відрізнятися.

Де ставити апостиль?

Апостиль ставиться в окружних органах управління (Bezirksregierung або Regierungspräsidium), яким підпорядковується Standesamt. Наприклад, у Північній Рейн-Вестфалії це органи в містах Arnsberg, Detmold, Düsseldorf, Köln, Münster. Вартість апостиля — €25-40, термін — 3-5 робочих днів.

Наша послуга

XREQUIEM має партнерів у всіх федеральних землях Німеччини. Ми отримуємо свідоцтво в Standesamt та ставимо апостиль за 3-4 дні без вашої присутності. Ви надаєте нам довіреність, і ми робимо всю роботу.

Як отримати свідоцтво в Польщі в Urząd Stanu Cywilnego?

Польща має схожу систему, але з деякими особливостями.

Хто видає свідоцтво?

Urząd Stanu Cywilnego (USC) — польський відділ реєстрації актів цивільного стану за місцем смерті. Процедура схожа з німецькою, але швидша та простіша.

Документи для USC:

Медична довідка про смерть (karta zgonu) — видається лікарем після констатації смерті.
Паспорт або ID-картка померлого.
Ваш документ як заявника.
За потреби — документи про родинні зв'язки.

Терміни повідомлення

Про смерть потрібно повідомити USC протягом трьох днів. Якщо смерть настала від інфекційного захворювання — протягом 24 годин.

Що видає USC?

Akt zgonu (акт про смерть) — офіційний документ, який підтверджує реєстрацію смерті. Видається безплатно у трьох примірниках. Додаткові копії коштують 22 злотих (близько €5).

Термін отримання

Польські USC працюють швидше німецьких. Стандартний термін — 1-3 робочі дні. У невеликих містечках документ можуть видати в день звернення.

Особливості для іноземців

Якщо померлий був іноземцем, USC може попросити додаткові документи: довідку з консульства про особу, свідоцтво про народження з країни громадянства. Проте на практиці більшість USC видають акт про смерть без складнощів, особливо якщо у померлого був дійсний паспорт.

Де ставити апостиль?

Апостиль ставиться у воєводських управліннях (Urząd Wojewódzki) за місцем видачі свідоцтва. Вартість — 30-50 злотих (€7-12). Термін — 2-3 робочі дні, терміновий апостиль — 1 день за додаткову плату.

Допомога на поховання в Польщі

Якщо померлий працював офіційно в Польщі та сплачував внески ZUS, родичі можуть отримати допомогу на похорон — 6450 злотих (близько €1400). Для цього потрібно подати документи протягом 12 місяців з дня смерті.

Отримання апостиля на свідоцтві про смерть

Апостиль — критично важливий етап, без якого репатріація неможлива.

(Апостиль)

Що таке апостиль візуально?

Це квадратний штамп розміром близько 9×9 см з заголовком "APOSTILLE" латинськими літерами. Містить номер, дату, назву органу, який видав документ, підпис та печатку. Може бути проставлений безпосередньо на документі або на окремому аркуші, скріпленому з оригіналом.

Хто ставить апостиль7

Тільки спеціальні державні органи країни, де виданий документ. Це НЕ консульство, НЕ нотаріус, НЕ суд (за винятком деяких країн). У Німеччині — окружні управління (Bezirksregierung). У Польщі — воєводські управління (Urząd Wojewódzki).

Процедура отримання

Отримайте оригінал свідоцтва про смерть у РАЦС.
Зверніться до органу, який має право ставити апостиль, з оригіналом свідоцтва. Заповніть заяву та сплатіть збір.
Через 2-5 днів отримайте документ з апостилем.

Терміновий апостиль

У більшості країн можна замовити термінове проставлення за додаткову плату. У Німеччині термінова послуга коштує €50-80, термін — 1 день. У Польщі терміновий апостиль — 50-70 злотих, термін — кілька годин.

Переклад після апостилювання

Після проставлення апостиля документ повинен перекласти українською мовою присяжний перекладач. Переклад має бути нотаріально завірений. Вартість перекладу та завірення — €30-60 залежно від країни.

Важливо: Апостиль НЕ потребує перекладу. Перекладається лише сам текст свідоцтва, а штамп апостиля залишається в оригіналі.

З нашого досвіду: ми рекомендуємо робити апостиль та переклад одночасно — це економить 2-3 дні. XREQUIEM має перевірених присяжних перекладачів у всіх країнах Європи, які працюють швидко та якісно.

Часті помилки, які люди роблять при оформленні

Помилка №1: відсутність апостиля

Найпоширеніша помилка. Родичі отримують свідоцтво, перекладають його, але забувають поставити апостиль. На кордоні їх зупиняють. Наслідки: повернення в країну смерті, затримка 5-7 днів, витрати €500-1200 на зберігання в морзі. Рішення: завжди перевіряйте наявність квадратного штампу "APOSTILLE" на документі перед від'їздом.

Помилка №2: замовлення лише одної копії

Родичі економлять €30-50 на додаткових копіях, а потім витрачають тижні на повторне звернення до РАЦС. Наслідки: затримка репатріації, додаткові поїздки, нервові витрати. Рішення: одразу замовляйте мінімум 5 примірників свідоцтва.

Помилка №3: переплутування типів документів

У Німеччині існує кілька типів документів про смерть. Деякі родичі отримують Bescheinigung über die Zurückstellung (тимчасове свідоцтво), думаючи, що це повноцінний документ. Наслідки: тимчасове свідоцтво дозволяє перевезти тіло, але НЕ підходить для спадкових справ. Доведеться знову звертатися до Standesamt. Рішення: уточніть у РАЦС, який саме документ ви отримуєте, та для яких цілей він підходить.

Помилка №4: відсутність необхідних документів

Standesamt у Німеччині вимагає свідоцтво про народження померлого з перекладом. Якщо його немає, видається лише тимчасовий документ. Наслідки: затримка на 7-14 днів для отримання свідоцтва через консульство. Рішення: перед поїздкою в Німеччину підготуйте всі документи померлого заздалегідь.

Помилка №5: неправильний переклад

Деякі родичі замовляють переклад у звичайного перекладача без нотаріального завірення або без присяги. Наслідки: митниця та РАЦС не приймають такі переклади. Доведеться робити заново. Рішення: переклад має робити присяжний перекладач (beeidigter Übersetzer у Німеччині, tłumacz przysięgły у Польщі) з нотаріальним завіренням.

Помилка №6: затягування з оформленням

Деякі родичі чекають тижнями, намагаючись самостійно розібратися в процедурах. Тим часом тіло зберігається в морзі за €50-150 на добу. Наслідки: за 2 тижні зберігання витрати становитимуть €700-2100. Рішення: звертайтеся до професіоналів одразу після смерті. Юридична допомога XREQUIEM включає повне оформлення всіх документів за 3-5 днів.

Помилка №7: неправильний вибір органу для апостиля

Деякі люди думають, що апостиль ставить нотаріус або консульство. Вони витрачають дні на пошук правильного органу. Наслідки: втрата часу, додаткові витрати на зберігання. Рішення: апостиль ставлять тільки спеціальні державні органи — Bezirksregierung у Німеччині або Urząd Wojewódzki у Польщі.

Отримання свідоцтва про смерть за кордоном — це перший, але один із найважливіших кроків у процесі репатріації. Помилки на цьому етапі затримують весь процес на тижні та збільшують витрати в рази.

(Поховання тіла)

Ми в XREQUIEM маємо багаторічний досвід роботи з РАЦС усіх європейських країн. Ми знаємо всі тонкощі та вимоги кожної установи. Наші представники отримають свідоцтво, поставлять апостиль, зроблять переклад і передадуть вам готовий пакет документів за 3-5 днів.

Не витрачайте дорогоцінний час на бюрократію в найважчий період життя. Звертайтесь! Ми працюємо цілодобово та завжди готові допомогти.