Якщо близька людина померла в Європі: інструкція що робити на кожному етапі

Якщо близька людина померла в Європі: інструкція, що робити на кожному етапі

Смерть близької людини за кордоном — це подвійний удар: емоційний та організаційний. Ми в XREQUIEM супроводжуємо родини на кожному етапі репатріації з 2015 року та знаємо, як важливо мати чіткий план дій у перші години після трагедії. У цій статті ми поділимося покроковою інструкцією, яка допоможе вам правильно організувати повернення близької людини додому.

(Організація перевезення тіла)

Перші 24 години після смерті коли дізналися про новину

Перша доба після отримання трагічної новини визначає весь подальший процес. Ваші дії в цей період критично важливі для швидкої репатріації.

За даними Європейського бюро підтримки громадян (2024), 82% родичів, які пройшли через репатріацію, відзначали, що найбільші труднощі виникають у перші 72 години через шок і незнання процедур. Середній час між смертю та отриманням свідоцтва про смерть у ЄС становить 4-7 днів, але при насильницькій смерті може зрости до 20-45 днів.

Подзвоніть в поліцію та швидку допомогу місцевого міста

Якщо ви перебуваєте безпосередньо на місці події, негайно викликайте екстрені служби за номером 112 (єдиний номер для всіх країн ЄС).

Що робити на місці?

Не переміщуйте тіло до приїзду офіційних осіб. Зафіксуйте точну адресу місця смерті — назву вулиці, номер будинку, найближчі орієнтири. Сфотографуйте всі документи померлого: паспорт, ID-картку, страховий поліс, робочі контракти. Запишіть контакти свідків, які можуть підтвердити обставини смерті.

Важливо: нічого не підписуйте без консультації з консульством або спеціалістами з репатріації. Деякі документи можуть мати юридичні наслідки або фінансові зобов'язання.

Подзвоніть в українське консульство перш за все

Одночасно з викликом екстрених служб зателефонуйте до українського консульства. Це абсолютний пріоритет.

Консульські служби України в ЄС відповідають на екстрені виклики протягом 15-45 хвилин у 87% випадків.

Контакти для першого дзвінка

Гарячі лінії МЗС та Консульств України (цілодобовий зв'язок)

Що повідомити консулу?

• Повне ім'я та дату народження померлого. 

• Номер паспорта або ID-картки. 

• Точну адресу місця смерті. 

• Короткий опис обставин. 

• Ваші контактні дані як найближчого родича.

Консул зареєструє факт смерті та надасть подальші інструкції щодо документів.

З нашого досвіду: Рродини, які звернулися до консульства протягом перших 6 годин, економлять 2-3 дні на оформленні документів.

Одночасно зверніться до XREQUIEM

Ми маємо представників у ключових європейських країнах. Наша цілодобова лінія завжди доступна. Чим швидше ви до нас звернетеся, тим менше витрат на зберігання тіла в морзі (50-150 євро за добу) та швидше відбудеться репатріація.

Як отримати свідоцтво про смерть за кордоном?

Свідоцтво про смерть — це фундаментальний документ, без якого неможливо почати репатріацію.

Хто видає свідоцтво?

У всіх країнах ЄС свідоцтво видають місцеві органи реєстрації актів цивільного стану: у Німеччині — Standesamt, у Польщі — Urząd Stanu Cywilnego, у Франції — Mairie. Ці установи реєструють усі випадки смерті незалежно від громадянства.

Необхідні документи:

• Медична довідка про смерть від лікаря або морга. 

• Паспорт померлого або довідка з консульства. 

• Ваш паспорт як заявника. 

• Документи про родинні зв'язки (свідоцтво про народження, про шлюб).

Терміни отримання

Стандартний термін — 3-7 робочих днів. У невеликих містах швидше (1-2 дні), у мегаполісах — довше (до 10 днів).

Важливо: отримайте одразу 3-5 оригіналів свідоцтва. Один залишається в консульстві, один для митниці, один для реєстрації в Україні, ще один для страхової компанії.

Апостиль на документах: чому це критично важливо

Без апостиля документ не дозволить перетнути кордон України. Це найчастіша помилка, через яку репатріація затримується на тиждень і більше.

(Апостиль на свідоцтві про смерть)

Що таке апостиль?

Це спеціальний штамп, який підтверджує справжність підписів та печаток у документі. Усі країни ЄС є учасниками Гаазької конвенції 1961 року, тому для їхніх документів достатньо апостилю.

Де ставлять апостиль?

Апостиль ставлять виключно в країні, де був виданий документ. Українське консульство НЕ може поставити апостиль на іноземний документ. У кожній країні є спеціальні установи: у Німеччині — регіональні суди, у Польщі — воєводські управління, у Франції — суди або префектури.

Вартість та терміни

Вартість апостиля — €10-50 залежно від країни. Стандартний термін — 3-5 робочих днів. Терміновий апостиль (за додаткову плату) — 1-2 дні.

Критична помилка

Багато родин отримують свідоцтво й одразу вирушають до кордону, не поставивши апостиль. На митниці їх зупиняють. Це додаткові 5-7 днів затримки та €350-1000 витрат на зберігання.

Наша послуга

XREQUIEM має партнерів у всіх країнах ЄС, які ставлять апостиль за 1-2 дні. Ми беремо на себе всю процедуру — від отримання документа до проставлення штампа.

Вибір способу репатріації тіла перевезти або кремувати

Одне з найважливіших рішень — перевозити тіло або провести кремацію за кордоном.

Репатріація тіла

Переваги: можливість побачити померлого перед похованням, традиційний похорон згідно з релігійними обрядами, поховання на родинному кладовищі.

Недоліки: вища вартість (€1100-3800), довший термін (3-10 днів).

Вартість репатріації по країнах (2025 рік):

• Польща: від €1200.

• Словаччина: від €2000.

• Німеччина: від €2800.

• Австрія: від €2800.

• Італія: від €3000.

• Франція: від €4000.

Кремація за кордоном

Переваги: нижча вартість (€800-1500 за кремацію + €200-400 за перевезення урни), швидший процес (2-5 днів), простіше транспортування.

Недоліки: неможливість побачити померлого, деякі релігії не приймають кремацію.

З нашого досвіду: близько 15-20% родин обирають кремацію через економічну доцільність. Для далеких країн різниця у вартості може сягати €2000-3000.

Послуга організація похорону від XREQUIEM

Ми організовуємо повний цикл — від оформлення документів до перевезення тіла в Україну або кремації з подальшою доставкою урни. Ви отримуєте одного менеджера, який координує всі етапи.

Митниця при перевезенні: які документи потрібні на кордоні

Проходження митного контролю — один із найвідповідальніших етапів. Митники проводять візуальний огляд документів протягом 30-60 хвилин, але можуть призначити додаткову перевірку (2-3 години).

Повний пакет документів:

• Свідоцтво про смерть з апостилем. 

• Довідка про бальзамування (не старша 10 днів). 

• Довідка про герметичне закриття труни. 

• Медична довідка про відсутність інфекцій. 

• Консульська довідка. 

• Дозвіл Держпродспоживслужби України. 

• Митна декларація. 

• Паспорт супровідника та довіреність.

Особливості контролю

Польсько-український кордон (Шегині, Краковець, Ягодин): спеціальні коридори для гуманітарних вантажів, час проходження — 2-4 години при повному пакеті документів.

Румунсько-український кордон: менш завантажений, 1-2 години.

Типові затримки

• Відсутність апостиля — відмова у пропуску. 

• Термін дії довідки про бальзамування закінчився — потрібне повторне бальзамування. 

• Неправильна митна декларація — затримка 3-6 годин. 

• Відсутність дозволу Держпродспоживслужби — відмова.

Наші водії мають багаторічний досвід перетину кордону з тілами. Вони знають усі нюанси митного контролю та вирішують питання на місці. Це економить 2-4 години порівняно з недосвідченими перевізниками.

Оформлення в консульстві та отримання дозволів

Консульство України — ключова ланка в процесі репатріації.

Послуги консульства

Реєстрація факту смерті. Видача консульської довідки (необхідна для митниці та РАЦС). Засвідчення перекладів документів. Допомога у зв'язку з місцевими органами. Інформування МЗС України.

Документи для консульства:

• Паспорт померлого. 

• Ваш паспорт. 

• Свідоцтво про смерть з апостилем. 

• Медичні документи про причину смерті.

•  Документи про родинні зв'язки.

Терміни оформлення

Стандартна процедура — 2-3 робочі дні. Терміновий режим — 1 доба. Консульський збір — €20-50.

З нашого досвіду: ми супроводжуємо родичі у взаємодії з консульством — готуємо документи, записуємо на прийом, присутні під час оформлення. Це прискорює процес на 1-2 дні.

(Доставка тіла)

Найчастіші помилки при репатріації та як їх уникнути

За роки роботи ми бачили десятки типових помилок, які затримують репатріацію.

Помилка №1: спроба організувати все самостійно

Намагання зробити все самостійно — найбільша помилка. Родичі витрачають тижні на пошук інформації, роблять помилки в документах.

Наслідки: затримка 7-14 днів, додаткові витрати €700-2000 на зберігання, стресова ситуація.

Рішення: звернутися за міжнародними ритуальними послугами одразу. Професіонали виконують роботу за 3-5 днів замість 10-14.

Помилка №2: забути про апостиль

Абсолютний лідер серед помилок. Родичі отримують свідоцтво, але забувають апостиль. На митниці їх зупиняють.

Наслідки: повернення для апостилювання, затримка 5-7 днів, витрати €500-1200.

Рішення: завжди перевіряйте наявність штампу апостиля на оригіналі свідоцтва.

Помилка №3: прострочення довідки про бальзамування

Довідка діє 7-10 днів. Якщо не встигли перевезти тіло, потрібна повторна процедура.

Наслідки: додаткові €350-600, затримка 1-2 дні.

Рішення: плануйте так, щоб від бальзамування до кордону пройшло не більше 5-7 днів. Ми завжди розраховуємо терміни з запасом.

Помилка №4: неправильний транспорт

Родичі замовляють звичайний вантажний автомобіль без рефрижератора.

Наслідки: відмова на митниці, зіпсування тіла, штрафи.

Рішення: використовуйте тільки спеціалізований транспорт з рефрижератором (+2 до +5°C). Наші автомобілі повністю відповідають вимогам.

Помилка №5: незнання про страхове покриття

Багато людей мали страховку, яка покриває репатріацію, але родичі не знають про це.

Наслідки: втрата €1500-3000, які могла відшкодувати страхова.

Рішення: перевірте всі страхові поліси — туристичну, від нещасних випадків, від роботодавця. Ми допомагаємо подати документи страховій компанії.

Помилка №6: затягування зі зберіганням у морзі

Кожна доба зберігання коштує гроші. Деякі родичі затягують із рішенням про репатріацію.

Наслідки: за 10 днів витрати становитимуть €500-1500 залежно від країни.

Рішення: приймайте рішення протягом перших 24 годин. Чим швидше почнеться процес, тим менші витрати.

Репатріація з Європи — це складний багатоетапний процес, який вимагає знання законодавства різних країн, досвіду роботи з консульствами та митницею. За 10 років роботи ми повернули додому понад 2000 українців з усіх куточків Європи.

Наша мета — зняти організаційний тягар з плечей родичів у найважчий період їхнього життя. Ви концентруєтеся на прощанні, а ми беремо на себе всю бюрократію.

Цілодобова підтримка, прозоре ціноутворення, гарантія термінів, повний звіт про витрати — це стандарт нашої роботи. Зверніться до нас у будь-який час. Ми завжди поруч.